Планируя деловую поездку, важно не только заранее составить расписание встреч и мероприятий, но и позаботиться о комфорте. Один из важных пунктов подготовки — выбрать подходящее жилье. От условий пребывания зависит и физическое, и моральное состояние человека. Даже если предполагается, что в номере сотрудник будет только ночевать, необходимо внимательно отнестись к бронированию отеля. Чтобы не ошибиться, ориентируйтесь на пять главных критериев.
Расположение отеля
Первое, на что нужно обратить внимание, — расположение жилья. В крупных городах отели можно найти в самых разных районах. Конечно, большинство находится в центре или около туристических точек, но встречаются гостиницы и в спальных районах, и за чертой города. Здесь нужно учитывать два пункта:
Удаленность от аэропорта\вокзала. Перемещение из другого города — выматывающий процесс, а если после него предстоит долгая дорога к отелю, то сотрудник устанет еще до начала рабочих мероприятий. Лучше всего выбирать для проживания гостиницу, расположенную рядом с местом прибытия. Тут преимущество у тех, кто предпочитает автобусы и поезда. Во многих городах вокзалы находятся в центре или около него, а вот аэропорты практически всегда строили далеко от жилых районов. В таком случае важно заранее уточнить, сможет ли отель организовать трансфер. При его наличии сотруднику не нужно будет искать общественный транспорт или вызывать такси — оба эти способа чреваты неожиданными и неприятными задержками.
Близость к месту проведения деловых встреч. Как бы ни был велик соблазн смотреть из окна гостиницы на достопримечательности, важно не забывать о целях поездки. Отталкиваетесь от места, в котором планируются рабочие мероприятия. Отель в центре города, кроме роскошных видов, подарит еще пробки на дорогах и множество людей в общественном транспорте. Выбирайте жилье так, чтобы до места встреч можно было добраться пешком за 15 минут — в таком случае точно не опоздаете, даже если проспите или заблудитесь.
И обязательно уточните при бронировании, возможно ли заселение в нестандартное время. Большинство отелей принимают новых посетителей в период с 12 до 14 часов, но в некоторых доступна функция раннего заселения за отдельную плату — удобно при утренних рейсах.
Комфортабельность номера
Выбирая комнату, внимательно просмотрите фотографии. Важно, чтобы в номере было все необходимое для комфортного размещения. Обратите внимание на наличие бытовых приборов и нужной техники. Фен и утюг тяжело возить с собой, но они точно пригодятся во время сбора на деловую встречу. А электрический чайник избавит от необходимости выходить из номера за чашкой кофе. И прочитайте отзывы, чтобы выяснить, все ли в порядке с мебелью. После ночи на старой скрипучей кровати даже самый ответственный сотрудник вряд ли будет полон сил. Еще один важный пункт — шумоизоляция. Громкие соседи испортят настроение любому.
Наличие рабочего места
Для решения профессиональных задач в командировке сотруднику необходимо удобное рабочее место. Письменный стол и стул, в отличие от кровати, в стандартных номерах есть далеко не всегда, поэтому при выборе комнаты обращайте внимание на описание мебели. Еще один пункт — тип электрической розетки. Лучше выясните заранее, понадобится ли переходник и где его взять.
В некоторых отелях для гостей организуют отдельную зону коворкинга или современный конференц-зал со всей необходимой мультимедийной техникой. При их наличии уточните, можно ли там работать. Важно также узнать, где в отеле можно распечатать и сделать копию документов в случае необходимости.
Наличие скоростного интернета
Доступный вай-фай сейчас есть в каждом отеле, но скорость и качество соединения могут быть низкими. Чтобы узнать, как обстоят дела с интернетом, изучите отзывы постояльцев. Стабильный интернет понадобится не только для связи с работодателем, но и для онлайн-конференций, пересылки документов и звонков. Идеально, если вай-фай будет доступен не только в номере, но и в зоне коворкинга или других местах, пригодных для работы.
Питание
В плотном рабочем расписании сложно выделить время на поиск и приготовление пищи, однако на магазинных перекусах не продержится ни один сотрудник. Поэтому, выбирайте отель, в котором предлагают полный пансион или хотя бы завтрак. Это позволит существенно сэкономить время и силы. Еще один удобный вариант — ресторан при отеле. Заранее узнайте меню и время работы заведения, чтобы успеть поужинать после напряженного дня. Также будет очень полезна функция доставки еды в номер. С ее помощью можно подкрепиться, не отвлекаясь от рабочих вопросов.
Если серьезно подойти к выбору отеля для деловой поездки и учесть все нюансы, то командировка пройдет легко и плодотворно. И даже можно будет выкроить час-другой для изучения новых мест между встречами и мероприятиями.