Командировки стали неотъемлемой частью рабочих будней. Но если вы впервые планируете самостоятельно деловую поездку или отправляете сотрудника за кордон, это может вызвать небольшую панику. Используйте наши лайфхаки для планирования, чтобы поездка прошла безупречно и легко.
Проработайте travel-политику компании
Создайте в компании командировочный бизнес-план. Обозначьте правила и рекомендации по затратам, критериям выбора билетов и отелей для сотрудников, включая форс-мажоры.
Не забудьте указать список необходимых документов, которые нужно составить до поездки, взять с собой и предоставить после командировки. Если все это в новинку, воспользуйтесь нашей тревел-платформой Jerelo. Благодаря сервису автоматизируете свою тревел-политику, установите необходимые требования и наладите командировочный документооборот.
Определите потребности
Четко определите цели поездки и ожидаемые результаты для бизнеса. Дорога и смена привычного места может выбить из колеи и дезориентировать любого человека, особенно того, кто редко ездит в командировки. Понимание, для чего вы здесь, поможет не растеряться во время деловых переговоров.
Составьте план поездки
Заблаговременно спланируйте командировочные дни. Чтобы не тратить драгоценное рабочее время и бюджет напрасно, планируйте поездку компактно. Оставьте резервное время перед встречами и перелетами, чтобы в случае непредвиденных ситуаций не опаздывать.
Кроме того, постарайтесь не планировать важные переговоры на первые часы пребывания в стране. Отведите время на то, чтобы выдохнуть, выпить кофе и привести себя в порядок.
По прилете подтвердите все запланированные мероприятия. И не забудьте оповестить близких, что полет прошел успешно и они могут не беспокоиться.
Составить чек-лист
Краткий список всего, что необходимо сделать и взять с собой сильно облегчит жизнь. Лучше написать больше и вычеркнуть лишнее, чем не учесть что-то важное, например, паспорт или посадочные билеты.
Пройдитесь по пунктам из чек-листа непосредственно перед выходом из дома. И не забудьте выключить утюг.
Забронируйте транспорт и жилье
Выберите наиболее приемлемый транспорт для передвижения. Самолеты — самые быстрые и не всегда самые дорогие. Однако, в правилах посадки неопытный человек может запутаться. Поэтому стоит рассмотреть альтернативные варианты.
Если выбор все же пал на самолет, то ознакомьтесь с особенностями работы аэропортов, включая время на регистрацию и посадку. При необходимости пересадки уточните о наличии услуги фаст-трека, которая позволит пройти регистрацию гораздо быстрее. Найдите приложения, которые в реальном времени отслеживают информационные табло аэропортов и передвижение багажа.
Организуйте трансфер с вокзала или аэропорта.
Отдайте предпочтение жилью, которое располагается ближе к офису или месту основных встреч.
Если нет ни времени, ни сил на изучение нюансов и планирование поездки самостоятельно, доверьте эту задачу сотрудникам сервиса для организации рабочих поездок и корпоративного туризма. Тревел-платформа Jerelo оказывает услуги бронирования отелей и авиаперелетов, открытия виз, организации конференций и даже отдыха для сотрудников или клиентов бизнеса. Сервис предлагает удобные инструменты управления платежами — оплату можно совершить всего в несколько кликов.
Возьмите с собой только самое необходимое
Если поездка краткосрочная — ограничьтесь ручной кладью. Она должна быть удобной, особенно если предстоит сразу ехать в офис или на конференцию.
Если командировка долгая и намечено несколько встреч, лучше иметь при себе комплекты одежды на каждую из них. О стиле одежды тоже лучше подумать заранее. В одних условиях будет уместным деловой стиль с галстуками и строгими туфлями, в других — кэжуал с джинсами под пиджак. В любом случае захватите с собой комфортную одежду и обувь для прогулок по городу и неформальных встреч.
Позаботьтесь о необходимых девайсах и гаджетах
Подумайте заранее, что понадобится в дороге. Смартфон с контактами и ноутбук с презентацией скорее всего уже учли. Но и о таких мелочах, как зарядное, наушники и пауэрбанки, которые помогут не терять связь с миром, лучше тоже не забывать.
Возьмите в дорогу немного наличных денег
Возьми с собой наличку в той валюте, которую проще всего обменять в стране прибытия. Карточка может просто не сработать, а остаться без денег в незнакомой стране не лучшее начало поездки.
Заранее познакомьтесь с культурой и кухней
Везде есть свои правила и обычаи. И то, что приемлемо у нас, может оказаться невежеством или даже преступлением в другой стране. Поэтому с этим стоит ознакомиться заранее.
Также изучите, что предлагает местная кухня и где можно найти привычную еду, если традиционные блюда вам не подходят.
Узнайте о людях, с которыми планируете встречи
Составьте список с именами тех людей, с которыми предстоит общаться. И обязательно потренируйтесь произносить наиболее непривычные из имен вслух.
Продумайте план “Б”
Если все же опоздали на самолет, лучше бы иметь запасной план. Например, понимать, когда будет следующий рейс и какие есть альтернативные варианты уехать в командировку.
Положите в карман записку, в которой будут указаны контактные данные доверенного лица, с которым можно связаться на случай непредвиденных ситуаций.
И самый главный лайфхак! Будьте вежливым
Куда бы ни ехали, на какой бы высокой должности в этот момент не находились, всегда оставайтесь дипломатичным и доброжелательным человеком, с которым приятно вести дела.